Dirección de reuniones y priorización

Cuándo lo necesitas

Cuando las reuniones se repiten y las decisiones no. Cuando una junta se anuncia tensa y el presidente necesita a alguien que conduzca la sesión con la ley en la mano (arts. 191 a 197 de la Ley de Sociedades de Capital sobre mesa, derecho de información y votación) y con la calma en la voz. Cuando el equipo directivo tiene veinte prioridades, que es lo mismo que no tener ninguna. O cuando la empresa atraviesa un periodo en el que necesita una dirección de operaciones y no tiene a nadie que la asuma.

Qué hago

• Moderación de juntas y consejos. Preparo la convocatoria y el orden del día, anticipo los puntos conflictivos, conduzco la sesión, controlo tiempos e intervenciones y dejo un acta que acredite lo decidido. Si procede, coordino con el notario que levanta acta (art. 203 LSC).
• Reuniones con gran audiencia. Asambleas con decenas o cientos de asistentes, presenciales o telemáticas (art. 182 LSC): reglas claras desde el principio, turnos ordenados y votaciones sin discusión posterior.
• Dirección de operaciones temporal. Me integro durante un periodo acotado como responsable de operaciones: qué se hace primero, quién responde de qué y cuándo se revisa. Un sistema sencillo de prioridades y seguimiento que el equipo mantiene cuando me voy.
• Priorización. Separar lo urgente de lo importante, y lo que depende de la empresa de lo que no. Tres prioridades por trimestre, no veinte.

Cómo trabajamos

Para una reunión concreta, el trabajo empieza una o dos semanas antes: lectura de estatutos y de la convocatoria, conversación con los protagonistas, guion de la sesión y plan para cada escenario. Para una dirección de operaciones temporal, acordamos un periodo (habitualmente de tres a seis meses), unos objetivos y un ritmo de revisión semanal. En ambos casos, lo que dejo es un método, no una dependencia.

Resultado esperado

• Reuniones que terminan con decisiones, responsables y fechas.
• Juntas válidas, con actas sólidas y menos impugnaciones.
• Un equipo que sabe qué es lo primero cada semana.
• Un sistema de priorización y seguimiento que sobrevive a mi salida.

Referencias: Ley de Sociedades de Capital (RDL 1/2010), arts. 159 a 208 sobre la junta general y arts. 245 a 251 sobre el consejo; art. 182 sobre asistencia telemática; art. 203 sobre acta notarial.